Faktury w postaci elektronicznej

Program do faktur pozwala na dużą oszczędność firmach, które wysyłają tysiące faktur w skali miesiąca. W chwili obecnej w Polsce wystawianych jest niemal 1,5 mld faktur w ciągu roku. Jednak jedynie niespełna 3% przedsiębiorców korzysta z możliwości wystawiania faktur elektronicznych.

turbovacPakowarki próżniowe TURBOVAC - serie: S20, S30, S40, M20, M30 i inne

Nowa forma przesyłania dokumentów

Do wystawiania faktur w postaci elektronicznej służą specjalne programy komputerowe. Można je zainstalować na swoim komputerze lub korzystać z nich online. Przyspieszają one w znaczny sposób proces wystawiania faktury. Tworzone są one bowiem niejako z automatu w postaci pliku pdf na podstawie formularza.
Do roku 2012 potrzebna była pisemna zgoda klientów na otrzymywanie przez nich faktur drogą mailową. Musiały być także przechowywane na wypadek kontroli z Urzędu Skarbowego. Jednak od roku 2013 taka zgoda nie jest już wymagana. Istnieje bowiem teraz zasada tzw. domniemanej zgody, więc elektroniczną fakturę VAT można przesłać do każdego bez uprzedniej akceptacji. Transakcja zostaje zrealizowana wówczas, gdy klient dokonuje płatności. Oznacza to bowiem zaakceptowanie formy przesłania dokumentów.

program do faktur

źródło: http://www.comarch-polkas.pl/wp-content/uploads/2015/08/nowe-mozliwosci-comarch-2.jpg

Co musi zawierać faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna, podobnie jak ta tradycyjna papierowa, musi zawierać dane osobowe nabywcy oraz sprzedawcy, ich adresy, numery NIP, datę wystawienia, numer identyfikacyjny, kwotę (z VAT i bez).
Aby dokumenty mogły zostać wysłane drogą mailową muszą być autentyczne oraz czytelne. Odbiorca takiej faktury musi mieć pewność, iż osoba wystawiająca podała prawdziwe i aktualne dane. Można tutaj wykorzystać w tym celu tzw. podpis elektroniczny.
Od 3 lat, od roku 2013 istnieje kontrola biznesowa. Jest to nic innego jak wewnętrzna procedura określająca obieg dokumentów. Daje ona możliwość powiązania ich z określonymi transakcjami i płatnościami. Faktury w wersji elektronicznej należy oczywiście odpowiednio przechowywać. W razie kontroli przedsiębiorca ma obowiązek ich odszukania i przedstawienia do wglądu.
Kupno programu do faktur pozwala na znaczną redukcję kosztów firmy. Oszczędza się w ten sposób na wydruku, papierze, kopertach i opłatach pocztowych. Faktury takie zajmują znacznie mniej miejsca, a ich wystawienie jest znacznie prostsze i szybsze.